A baixa de documentos é a última etapa da formação do fundo bibliotecário. Quando canceladas, as assinaturas e as salas de leitura liberam seu armazenamento de publicações que ocupam espaço, mas não são reclamadas pelos leitores. O principal documento que rege o procedimento de retirada de livros do acervo é a "Instrução sobre contabilidade para o fundo da biblioteca", aprovada em 1998. Com base nela, você pode desenvolver seu próprio algoritmo de ações do pessoal da biblioteca no processo de baixa literatura.
Instruções
Passo 1
Forme uma comissão para cancelar documentos do fundo da biblioteca. Deve incluir o diretor da biblioteca (ele também será o presidente da comissão), seu substituto, os chefes de aquisição, guarda de livros, empréstimo, sala de leitura e bibliotecários-chefe desses departamentos. Se a biblioteca for especializada (universidade, escola, empresa, etc.), certifique-se de envolver no trabalho da comissão os principais especialistas no campo das atividades da organização. Por exemplo, a comissão de eliminação de literatura da biblioteca universitária deve incluir vice-reitores de trabalhos acadêmicos e científicos, bem como chefes de departamentos importantes.
Passo 2
Prepare a literatura para ser descartada. Na maioria das bibliotecas, a seleção dos livros a serem retirados do acervo é feita de forma contínua. Ao longo do ano, os funcionários colocam publicações antigas que não podem ser restauradas e reparadas, cópias duplicadas, livros com defeitos significativos, etc. em um rack separado. No decorrer de verificações regulares de partes do fundo da biblioteca, publicações perdidas, literatura não essencial, bem como livros e outros documentos que não são solicitados pelos leitores e estão desatualizados em conteúdo, são revelados.
etapa 3
Familiarize os membros da comissão com as publicações preparadas para o cancelamento. A decisão final será tomada por especialistas após uma análise abrangente de cada item e item. Atenção especial deve ser dada à exclusão de literatura não essencial e desatualizada. Pode representar, por exemplo, interesse histórico ou uma visão extraordinária de um problema científico.
Passo 4
Divida a literatura em grupos de acordo com o motivo da baixa. Para cada grupo, faça uma declaração de baixa contábil em duas vias (para a contabilidade e para a biblioteca). Nele, indique a composição da comissão, o número de livros baixados, seu custo total e o motivo da exclusão de literatura do fundo. Todos os membros da comissão devem assinar o ato. Certifique-se de anexar a ele uma lista completa de publicações, elaborada na forma de uma tabela com as seguintes colunas: - número em ordem; - número de inventário da publicação; - autor, título, ano de publicação; - preço de um cópia; - número de cópias; - custo total.
Etapa 5
Faça anotações sobre como dar baixa na literatura em todas as formas de contabilidade: livro de inventário, livro de resumo, cartões de registro. Dos catálogos tradicionais e eletrônicos, retire os cartões e as descrições das publicações retiradas do fundo.
Etapa 6
Decida para onde enviar as publicações desativadas. As opções são várias: venda aos leitores (se tal possibilidade estiver fixada no Regulamento dos serviços bibliotecários pagos), transferência gratuita para outras bibliotecas e centros de informação, reciclagem (resíduos de papel), eliminação. Se você planeja vender literatura, obtenha o consentimento prévio da administração e notifique o departamento de contabilidade da organização.
Etapa 7
Liberte as instalações da biblioteca de publicações desativadas de acordo com a decisão tomada. Envie os documentos para o departamento de contabilidade e receba a confirmação de que essa literatura foi retirada do saldo da biblioteca.
