São frequentes os casos em que, a pedido de entidades terceiras, actuais ou antigos funcionários da empresa e outros cidadãos, é necessária a elaboração de extracto do documento principal destinado a uso interno e contendo informação de carácter confidencial. Existem requisitos especiais para a preparação de tais documentos.
Instruções
Passo 1
Pegue o original do documento original e selecione os fragmentos a serem copiados e transferidos para o extrato. A citação precisa é o principal requisito para a elaboração de um extrato. Não existe um formulário específico para tais documentos, aqui seguem as regras gerais de trabalho de escritório que regem a execução da documentação empresarial. Muito mais importante é o conteúdo do extrato, que deve ser composto por blocos de informações obrigatórias.
Passo 2
Para começar, coloque o nome do documento na parte superior central da planilha resumidamente o tema, a essência do documento. Em seguida, selecione e copie a parte do documento principal, que contém os detalhes iniciais (nome da empresa, data e local do evento, número de participantes, etc.) Completar os trechos colocando um fragmento de texto relativo à pergunta diretamente formulada (um item da pauta da reunião, etc.), indicando seu número de série de acordo à disposição do documento original.
etapa 3
Agora localize e copie um trecho de texto que descreva o curso da discussão desse assunto (se houver) e a decisão tomada a respeito. Insira a citação no depoimento, lembrando-se de incluir ali a numeração do documento principal. Coloque aqui os nomes, iniciais e cargos dos responsáveis que assinaram o original.
Passo 4
Verifique o extrato concluído das pessoas autorizadas a executar tais ações. Na maioria das vezes, é o secretário da organização ou o oficial de pessoal. Aqui, o extrato será verificado em relação ao documento original para correspondência exata. Em conclusão, a declaração deve conter a palavra “Verdadeiro”, deve ser escrita a assinatura (com descodificação entre parênteses) do responsável, deve ser indicada a sua função, data e hora de certificação do documento.
